Neue Mitarbeitende schneller und besser in Unternehmen zu integrieren – das soll mit Onboarding-Programmen gelingen. Neben allen inhaltlichen und strukturellen Faktoren entscheidend: Es muss “menscheln”! Viele Onboarding-Programme stiften deshalb gezielt Begegnung und Austausch zwischen neuen und etablierten Mitarbeitenden.
Beim Beratungsunternehmen Q_PERIOR, im internationalen Business- und IT-Consulting erfolgreich, starteten allein 2022 über 300 neue Mitarbeitenden an 21 Standorten. Ihnen helfen verschiedene Onboarding-Maßnahmen beim besseren und schnelleren Einleben. Darunter: Das Q_Buddy Matching. Neuankömmlinge bekommen auf Wunsch einen ‘Buddy’ zur Seite gestellt, jenseits der hierarchischen und thematischen Ansprechpartner*innen. Ausschlaggebend ist, dass beide Buddies auf gleicher Wellenlänge liegen. Die Tandems automatisiert und optimal zu matchen und zugleich den Prozess effizienter und skalierbarer zu machen, bewog Q_PERIOR, das digitale Matchingverfahren von CHEMISTREE einzusetzen.
Der Buddy-Effekt
Als ‘Buddy’ beteiligen sich Mitarbeitende mit mehr als 6 Monaten Firmenzugehörigkeit. Für ‘New-Buddies’ ist die Registrierung bereits vor offiziellem Arbeitsbeginn, mit einem privaten E-Mail Account, möglich. So ist das menschliche Miteinander dank Buddy vom ersten Tag an gegeben. Innere Hemmschwellen und äußere Hürden für den Aufbau persönlicher Beziehungen im neuen Unternehmen verringern sich dadurch enorm. Exemplarisch schildert dieses Q_Buddy Tandem seine Erfahrungen:
Neben qualitativem Feedback einzelner Tandems wurden 9 Monate nach Start des Programms (April 2021) die teilnehmenden New Buddies zu ihrer Einschätzung befragt. Die Zustimmungswerte belegen, dass die Zielstellung mit Hilfe des Matchingverfahrens vollauf erfüllt werden. Besonders positiv: Jene, die während ihres Onboardings am Matching teilgenommen haben, stehen anschließend umso bereitwilliger selbst als Buddy zur Verfügung. Das Programm promoted und verbreitet sich damit ‘von selbst’ innerhalb des Unternehmens.
Ergebnisse der Teilnehmendenbefragung (2021)
- 83% hilft das Q_Buddy Matching, im Unternehmen anzukommen
- 86% bekommen durch ihren Q_Buddy wertvolle Informationen
- 94% wollen auch zukünftig am Q_Buddy Matching teilnehmen
Zudem hat sich über die inzwischen zwei Jahre gezeigt, dass viele der geknüpften Verbindungen den initialen Onboarding-Prozess überdauern und zu Freundschaften werden. Damit wirkt das Buddy-Programm zusätzlich gewinnbringend für Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit. CEO Karsten Höppner bilanziert:
Es freut mich zu sehen, wie gut das Buddy Matching funktioniert und wie schnell sich neue Mitarbeiter:innen dadurch bei Q_PERIOR wohl fühlen. Durch das standort- und bereichsübergreifende Matching wird gleich zu Beginn das Netzwerk der neuen Kolleg:innen ausgebaut und deren Integration gestärkt.“
Das Matching dahinter
Bis dato haben sich rund 370 Mitarbeitende am Q_Buddy Matching beteiligt, 150 als Buddies und 220 als New Buddies. 130 Tandems sind entstanden. Ein Buddy kann wahlweise auch mehrere New-Buddies zeitgleich onboarden. Die Verfügbarkeit für neue Matches stellt sie/er direkt auf der Plattform ein. Gematcht wird zwei Mal im Monat. Die Neuankömmlinge erhalten so zeitnah, auf Basis des aktuellen Buddy-Pools, ihr optimales Q_Buddy Match.
Gebildet werden die passgenauen Tandems auf Basis von 1.907 gewichteten Kriterien. Präferenzen und Persönlichkeitsmerkmale spielen dabei eine große Rolle. Der psychologisch fundierte Matchingfragebogen entstand in einem partizipativen Prozess mit Stakeholder-Gruppen bei Q_Perior. Das Buddy-Matching konnte auf diese Weise mit voller Akzeptanz und Befürwortung seitens aller unternehmensinternen Gruppen starten.
Nachdem die Matches algorithmenbasiert ermittelt sind, durchlaufen sie einen dreistufigen Prozess der Freigabe bzw. Einwilligung:
1. Prüfung und ggf. manuelles Eingreifen durch Personalabteilung
2. Benachrichtigung der Buddies über das Match > entscheiden sich (begründet) dafür oder dagegen
3. Benachrichtigung der New-Buddies über das Match > entscheiden sich (begründet) dafür oder dagegen
Jedes Tandem erhält für das vorgeschlagene Match die Kriterien aufgeschlüsselt, auf denen die Passgenauigkeit beruht. Auf dieser Basis können erst Buddy und anschließend New-Buddy ihren Matchingvorschlag annehmen – oder ablehnen.
Die Passgenauigkeit ihres Matches können Teilnehmende über die ‘Why we match’ Darstellung nachvollziehen. Welche Matchingkriterien sichtbar gemacht werden, ist projektspezifisch und wird bei der Konzeption entschieden. Die einem Match zugrunde liegenden Persönlichkeitsmerkmale werden grundsätzlich nirgends sichtbar gemacht – sie können einzig von Teilnehmenden selbst eingesehen werden.
Praxisbeispiel für faire und ethische KI
Als Konsortialpartner des KI-Experimentierraums KIDD – KI im Dienste der Diversität haben Q_PERIOR und CHEMISTREE ein ausgeprägtes Bewusstsein für datenethische Fragen, die besonders bei KI-Anwendungen für menschenbezogene Anwendungsfelder eine Rolle spielen. Für das Q_Buddy Matching legte man nicht allein den datenethischen Codex von CHEMISTREE zugrunde, sondern das im Forschungsprojekt entwickelte Prozessmodel.
Der KIDD-Prozess orientiert sich an Abläufen agiler Softwareentwicklung und -einführung. Potenzielle Verzerrungen in den Zielen, Daten, Regeln oder der Architektur von algorithmenbasierter Software sollen bestmöglich erkannt und vermieden werden. Dafür sorgen verschiedene Instrumente als Bestandteil des KIDD Prozesses, insbesondere das Panel der Vielfalt sowie der Transparenzkatalog.
Die praktische Konzeption und Einführung des Q_Buddy Matchings liefen nach dem KIDD Prozessmodel ab. Neben HR-Verantwortlichen und Management war das aufgestellte Panel der Vielfalt maßgeblich an allen Entscheidungen beteiligt. Um einen Austausch ‘auf Augenhöhe’ zu führen, wurden den Teilnehmenden des Panels zunächst Grundlagen algorithmenbasierter Systeme und der CHEMISTREE Matchingsoftware im Besonderen vermittelt.
Auf dieser Basis wurden bei der Konzeption des Q_Buddy Matching gemeinsam Datenbasis, Matching-Regeln und Plattformarchitektur besprochen und entschieden. Der Fragebogen für ‘Buddies’ und ‘New Buddies’ wurde entwickelt und im anonymisierten Testverfahren auf Verzerrungseffekte geprüft. Die Testergebnisse wurden zusammen mit CHEMISTREEs Interpretation und Empfehlungen wiederum durch das Panel der Vielfalt geprüft. Es bildete damit höchste, entscheidende Instanz für die Ausgestaltung der Fragebögen und des Matchings.
Erkenntnisse aus dem KIDD Prozess beim Q_Buddy Matching
- Austausch und Kooperation zwischen Herstellenden und Anwendenden einer Software sind absolut möglich – wenn beide Seiten wollen, können und dürfen
- der Prozess wird durch die KIDD Instrumente komplexer, kontroverser – aber nicht zwangsläufig langsamer: Zwischen erstem Treffen des Panels der Vielfalt und Livegang der Matchingplattform lagen nur 6 Wochen
- 80% der Fragen stellen sich zu Anfang, während der Konzeptionsphase – egal, ob mit oder ohne technisches Hintergrundwissen
- Fragen fallen teils in den strategischen, teils in den technischen Bereich und bedürfen der Klärung und Sortierung, um die zugehörige “Stellschraube” innerhalb d. Software zu identifizieren
Mit dem KIDD Prozess tragen CHEMISTREE als Softwareanbieter und Q_PERIOR als einführendes Unternehmen gemeinsam Verantwortung für eine datenethisch einwandfreie HR-Software. Zugleich setzt Q_Perior die eigenen Ziele rund um eine diverse, diskriminierungsfreie Unternehmenskultur operativ, im ganz konkreten Fall einer Softwareeinführung, um. Integration und Partizipation werden für Mitarbeitende damit von bloßen Schlagworten zu überzeugenden, real erlebten Maßnahmen.
Über das Q_Buddy Matching hinaus:
Was ein Matching für Onboarding ausmacht, zeigt unsere Demo-Plattform (einmalige Registrierung eines CHEMISTREE Accounts erforderlich)